企業法務をアーキテクトする

企業内弁護士を、楽しく、やり甲斐があり、報酬にも恵まれた職業とするために試行錯誤する研究ノートです

電子署名をうまく導入するポイント

こんにちわ、企業内弁護士のMです。総合商社で企業内弁護士を10年、タイに駐在し、現地子会社の法務部長をしています。

最近そのタイの子会社で電子署名(Docusign)を導入しました。導入プロセスを通じていろいろ学びがあったので、ポイントをブログにまとめておきたいと思います。

どうやって手を付けるか

業務改善として取り組む

振り返ってみると、成功の一番のポイントは、業務改善の一環として取り組んだことです。

海外子会社の場合、めちゃくちゃ非効率な業務が横行しています。法務部でも、全契約で私の承認が必要だったり(過剰管理)、ルール上私が2回承認しないといけない契約があったりします(仕事の重複)。

業務非効率が横行するなかで、「仕事の効率化のために電子署名を導入しよう!」といったところで、経営陣からは「なんかピンポイントすぎねえか? それで現状が良くなるとは思えないんだけど・・・」という反応が返ってきます。そこで業務の効率化と電子署名導入を同時に行うことにしました。

 

とはいえ、業務改善の経験があるわけではないので、付け焼刃で勉強しました。プロジェクトを進めるうえではこの本がめちゃくちゃ参考になりました。

ボトルネックを見える化する。

縦軸に関係者、横軸に時間の流れをとって、業務フローを見える化すると、どこにボトルネックがあるのか、どこで無駄に紙が発生しているのかが良くわかります。

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契約がサインされるまでのプロセスを見える化したチャート

業務フローを効率化し、電子署名を導入したら、こんなに効率的になりますよ、という見せ方をします。

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業務フローを見直し、電子署名を導入したあとのフローチャート

上の図で頻発していた紙のマークは、下の図ではほとんど出てきません。

 

このプレゼンは、経営陣の受けがめちゃくちゃ良かったです。「ぜひ、電子署名の導入を具体的に進めてくれ」と、初期段階で全面的な賛同を得られたので、その後のプロジェクトがスムーズに進みました。

こういった業務改革をしようとすると、現状を変えたくない現場のスタッフから抵抗にあいます。しかし、経営陣がゴーサインを出していれば何とか推進できます。

 

プレゼン資料は「業務改革の教科書」で紹介されていたスイムレーンチャートの作り方を参考にして作りました。

ペーパーレス推進の全体像を意識する

法務部員はどうしても電子契約のみに注目しがちです。

しかし、経営陣は会社全体としてペーパーレスを促進することを求めており、電子契約はその一手段にすぎません。そこにギャップがあります。そのギャップを埋めるべく、ペーパーレス推進の全体像を意識して進めることにしました。

 

商社である当社の場合、社内で大量発生している紙を分類すると以下のようになります。

  1. 個別売買契約書 (Sales Confirmation「S/C」,  Purchase Order「P/O」
  2. その他の契約 (NDA, Service Agreement等)
  3.  請求書 (Tax Invoice)
  4. 社内申請書 (AP AR計上依頼書、支払依頼書、為替予約依頼書など)
  5. 物流関係の書類 (Bill of Lading「BL」. Letter of Credit 「LC」)

このうち、5. 物流関係は特殊なルールで紙が必要とされているので検討対象外としました。

3. 請求書(Tax Invoice)は、タイでは付加価値税(VAT)の処理のために必要ですから、税務署とつなぐことが出来る別システムでフォローすることにしました。

4. 社内申請書については、当初はDocusignでペーパーレス化することを考えていました。しかし、数が多すぎて従量課金のDocusignではコストがかかりすぎて断念。そもそも社内申請書の場合、契約と違って文書の成立の真正(署名者の意思に基づき作成されたこと)が問題になりにくく、Docusignほどの認証機能は必要ありません。そこで固定フィーで導入できる文書管理システムを導入してペーパーレスにすることにしました。

 

以上のような検討の結果、1.個別売買契約書と、2.その他の契約の分類のみ、電子署名(Docusign)を導入することになりました。

 

こういった検討は法務以外の他部署を巻きこむ必要が出てくるので大変です。しかし、単に「電子署名を導入すれば効率的になる」という積み上げ的なアプローチよりも説得力があり、経営陣からのフォローは得られやすいです。

 

経営陣の了解を得てしまえば、コストについては文句を言われませんし、ガイドラインも好きなように作らせてもらいました。

ガイドラインを策定する。

導入にOKをもらえたら、社内ガイドラインを作っていきます。ガイドラインというと大げさですが、要するに利用マニュアルですね。

タイでも法律上書面が必要な契約がいくつかあります。こういった書類ではDocusignは使えません。

また、法律上はOKでも、ある程度以上の重要契約については電子署名を避けたいと考える会社が多いでしょう (タイではヨーロッパや日本のように行政が業者にお墨付きを与える仕組みがなく、裁判でどのように取り扱われるかもよくわかりません)

あと、これはタイだけの特殊な事情ですが、タイではそれぞれの企業の正式な署名の様式がAffidavit(登記事項証明書のようなもの)に記載されます。そのため、このAffidavit上の署名ルールとの整合性が必要です。

 

こういったことを踏まえて、実際にDocusignをどういうルールで運用していくか、社内でガイドラインを作りました。ガイドラインを策定できれば、Docusignと契約を結んで利用開始です。

まとめ 

周りを見ていていると「電子署名が法律上どう扱われるかをまず研究しよう」として、止まってしまっている会社があります。

 

その気持ちは良くわかりますが、個人的には電子署名のリスクは「取って良いリスク」であると考えています。

署名の有効性を争われたら、裁判で争って判決を取るつもりです。社会貢献になるし、会社のレピュテーション上はむしろプラスではないでしょうか。

 

他のパターンとして、とりあえずトライアルで導入したものの利用が進んでいないケースもあるようです。そういった企業は「巻き込み方」に課題があるんじゃないかと思います。

ビッグ・ピクチャーを描き、経営陣の了解を取り付けてしまえば、導入はどんどん進みます。業務改善の一環、ペーパーレスの一環として取り組めば、プロジェクトは進みやすいと思います。

 

個人的にはこういったプロジェクトは法務部のプレゼンスをあげる絶好の機会だと思います。契約をいくら頑張っても経営陣には伝わりにくいけど、こういったプロジェクトをうまく進めれば経営陣の信頼は確実にアップします。

 

以上、海外子会社で電子署名を導入した体験記でした。電子署名の導入に悩まれている方の参考になれば幸いです。